Skip navigation

Redactieadres:

Panteia B.V.

Postbus 7001

2701 AA Zoetermeer

T: 079 - 322 22 00

F: 079 - 343 01 01

E: redactie@panteia.nl

Is uw geld veilig bij de notaris, deurwaarder of advocaat?

De praktijk van derdenrekeningen

door drs. Z.B.E. Berdowski en drs. J.A. van Dijken*

Als u een huis koopt zorgt u dat het geld via de notaris bij de verkoper, het kadaster en de fiscus komt. Het kan ook zijn dat een advocaat tijdelijk uw geld beheert in het kader van een rechtszaak of nalatenschap. Wanneer u in goed vertrouwen uw geld overdraagt aan een gerechtsdeurwaarder in het kadervan een vordering, is dat geld dan veilig? Kunnen deze beroepsbeoefenaren er met uw geld vandoor gaan? Zijn uw gelden ook onderdeel van de boedel als de beroepsbeoefenaar tussen ontvangst en betaling van deze derdengelden failliet gaat?

spaarvarkenNotarissen, gerechtsdeurwaarders en advocaten ontvangen beroepshalve geld dat van derden is. Dit geld is niet hun eigendom, zij beheren het. Om deze gelden buiten het vermogen van die beroepsbeoefenaren te houden, zijn eind jaren negentig diverse regelingen getroffen: deze zogenaamde 'derdengelden' moeten strikt gescheiden blijven van de financiële middelen van het notariskantoor of van de beroepsbeoefenaar. Het doel van deze scheiding is het vermogen van de koper te beschermen tegen oneigenlijk gebruik of een eventueel faillissement. Notarissen en gerechtsdeurwaarders gebruiken voor de derdengelden dan ook aparte rekeningen, de zogenaamde 'kwaliteitsrekeningen'. Advocaten zijn volgens de beroepsregels van hun beroepsorganisatie verplicht een aparte stichting als rechtspersoon te gebruiken voor de gelden van derden. Deze stichting kan alleen betalingen doen met een tweede handtekening van een andere advocaat die ook bestuurslid van de stichting derdengelden is.

Voor de handhaving van het verplichte gebruik van derdengeldenrekeningen is een financieel toezichtregime en tuchtregime ontwikkeld. Het financiële toezicht op notarissen en gerechts¬deurwaarders is opgedragen aan het Bureau Financieel Toezicht (BFT), terwijl het toezicht op de advocatuur bij de Nederlandse Orde van Advocaten ligt. Het tuchtregime is gedelegeerd aan de toezichthouders binnen elke beroepsgroep (Kamers van Toezicht, Kamer voor Gerechtsdeurwaarders, Dekens of Raden van Discipline).

De minister van Justitie heeft de Tweede Kamer diverse malen toegezegd dat hij na enige jaren praktijkervaring de regelingen zou evalueren. Het Instituut voor Onderzoek van Overheidsuitgaven (IOO) heeft deze evaluatie uitgevoerd en recentelijk is deze evaluatie door de minister van Justitie aan de Tweede Kamer aangeboden.

Opzet van de evaluatie
In de evaluatie heeft de praktijk van het gebruik van derdengeldenrekeningen door notarissen, deurwaarders en advocaten centraal gestaan. Door de evaluatie te richten op de bruikbaarheid van de regelingen voor en de perceptie van de praktijk door de beroepsbeoefenaren ontstaat inzicht in de mate waarin de beroepspraktijk afwijkt van de wettelijke bepalingen. Daarnaast stonden in dit onderzoek ook het toezicht op het gebruik van derdenrekeningen en de effectiviteit van het toezicht centraal. De resultaten van het evaluatieonderzoek zijn vooral gebaseerd op de gegevens die verkregen zijn uit een grootschalige internetenquête onder 690 notarissen, gerechtsdeurwaarders en advocaten. Voor het evaluatieonderzoek is verder gebruik gemaakt van openbare gegevens van de toezichthouders met betrekking tot derdengelden. Ook zijn ervaringen en meningen van dekens geïnventariseerd en zijn er gesprekken gevoerd met beroepsbeoefenaren.

Het belang van de derdengeldenrekeningen
De grootschalige representatieve internetenquête onder de beroepsbeoefenaren toonde overduidelijk het belang van de derdengeldenrekeningen.

geldDit inzicht bestond nog niet. Jaarlijks vinden ongeveer 4 miljoen financiële transacties plaats waarbij notaris, deurwaarder of advocaat tijdelijk gelden van derden ontvangen of voor derden betalen. De omvang van de saldi op alle derdenrekeningen tezamen is ongeveer € 8,3 miljard. Hiervan beheren de notarissen 96% en de beide andere beroepsgroepen elk rond de 2%.
In vergelijking met de gerechtsdeurwaarders en de advocaten hebben de notarissen de meeste derdenrekeningen, staan op hun derdenrekeningen de hoogste kwartaalsaldi en zijn de bedragen per transactie het omvangrijkst. Op de derdenrekeningen van gerechtsdeurwaarders vinden de meeste transacties per jaar plaats. Advocaten gebruiken de derdenrekening het minst. Sommige advocaten hebben de derdenrekening zelfs nog nooit gebruikt.

Het naleven van de regels
Er gelden strikte regels en procedures voor het financiële beheer van de derdenrekeningen. Bij een belangrijke minderheid van de beroepsbeoefenaren worden de regels niet goed toegepast en krijgt het onverwijld corrigeren van fouten onvoldoende inhoud. Hoewel negatieve bewaringsposities, onvoldoende scheiding van financiële verantwoordelijkheden, foutieve tenaamstellingen en verkeerde boekingen niet geoorloofd zijn, blijkt uit de enquêteresultaten en uit de bevindingen van het BFT dat een klein deel van beroepsbeoefenaren wel eens een steek laat vallen. De redenen voor deze omissies zijn velerlei, zoals nieuwe toetreders, fusies en overnames, onwetendheid, administratieve slordigheid, nalatigheid, beperkt financieel toezicht in de advocatuur en een verschillend sanctiebeleid van de tuchtrechtorganen binnen en tussen de beroepsgroepen. Dat deze omissies blijven bestaan, onderstreept het belang van goed financieel toezicht en een consistent sanctiebeleid.

Noch de uitvoering van de wettelijke regeling bij notarissen en gerechtsdeurwaarders noch het onderbrengen van de derdengelden in een aparte rechtspersoon in de advocatuur, sluit verwevenheid van geldstromen en verkeerde stortingen en betalingen uit. In de praktijk is de scheiding tussen derdenrekeningen en kantoorrekeningen niet volledig. Volgens de regels moet het saldo op de derdenrekening voldoende zijn om aan de verplichtingen van derden te voldoen. Volgens 4% van de respondenten is dat in hun kantoor niet altijd het geval.

Volgens de regels moeten de kantoren specifieke maatregelen nemen om de scheiding van geldstromen te borgen. Deze maatregelen zijn: het gescheiden inrichten van de administratieve processen, regelmatig controleren op de toereikendheid van de saldi en een zorgvuldige procedure rond boekingen vanaf de derdenrekening. Van de notarissen zegt 37% dagelijks of wekelijks de toereikendheid van de saldi op de derdenrekeningen te controleren.Bij de gerechtsdeurwaarders en de advocaten is dat 32% respectievelijk 14%. Over het algemeen hanteren de advocaten de minste voorzorgmaatregelen om een juist gebruik van de derdengeldenrekeningen te borgen. Bovendien gedragen zij zich het minst naar de geest van de regels. Zo zegt 40% van de advocaten de eis om een boeking vanaf de derdenrekening te voorzien van twee handtekeningen niet conform de richtlijnen na te leven.

notarisIn de praktijk van het naleven van de regels blijkt dat regelmatige controles (dagelijks, wekelijks) van alle ontvangen en verrichte betalingen op alle rekeningen noodzakelijk zijn. Het is van belang dat de financiële toezichthouders hierop nadrukkelijk toezien. Hoewel negatieve bewaringsposities niet hetzelfde zijn als fraude, onderschrijven de beroepsbeoefenaren in de enquête de stelling dat onvoldoende gescheiden geldstromen fraude met en verduistering van derdengelden mogelijk maken.

De bruikbaarheid van de regels
Heeft ruim 40% van de beroepsbeoefenaren een positief oordeel over de derdenrekeningen, een nog groter deel van de beroepsbeoefenaren noemt de positieve voordelen van de regelgeving rond derdenrekeningen. Beroepsbeoefenaren noemen spontaan: het waarborgen van de belangen van klanten, het versterken van de vertrouwenspositie, het verbeteren van de transparantie in het financiële beheer en het vergroten van de controlemogelijkheden. Het zijn voordelen die de rol van de notaris en gerechtsdeurwaarder als openbaar ambtenaar en van de advocaat als betrouwbare tussenpersoon versterken.

Een kleiner, maar belangrijk, deel van de respondenten laat zich negatief uit over derdenrekeningen. De bezwaren betreffen de hoge administratieve lasten, de kosten van de derdenrekeningen, de formaliteiten en regels wanneer de kantoorsituatie zich wijzigt, complexe en onduidelijke regelgeving, en een gebrekkig toezicht. Advocaten vinden bovendien de verplichting van een tweede handtekening erg bezwaarlijk.
De regels voor notarissen en gerechtsdeurwaarders lijken bruikbaarder te zijn dan die voor advocaten. Deze conclusie trekken wij uit het gegeven dat notarissen en gerechtsdeurwaarders veel meer positieve kenmerken van derdenrekeningen weten op te noemen dan negatieve.
De meeste kritiek is geuit op de administratieve lasten of extra kosten die de derdenrekening met zich brengt. Deze kritiek is luider bij eenmanskantoren en bij advocaten. Grote advocatenkantoren en de meeste kantoren van notarissen en gerechtsdeurwaarders maken optimaal gebruik van geautomatiseerde hulpmiddelen, waardoor zij minder ongemak ervaren van de administratieve verplichtingen rond het financiële beheer van derdenrekeningen.

De werking van het toezicht
Op de derdenrekeningen van notarissen en van gerechtsdeurwaarders voert Het Bureau Financieel Toezicht (BFT) toezicht uit, de Nederlandse Orde van Advocaten en de Dekens doen dat ten aanzien van de derdenrekeningen van advocaten.
Het BFT controleert systematisch en regelmatig en hanteert een moderne methodiek van risicoanalyse om het mogelijk oneigenlijke gebruik van derdenrekeningen op het spoor te komen. De resultaten van het financiële toezicht worden systematisch gerapporteerd in de kwartaal- en jaarrapportages van het BFT. De ondervraagde notarissen en gerechtsdeurwaarders beamen regelmatig te zijn gecontroleerd en doen ook melding van opmerkingen die zij hebben gekregen. Een bevinding van het BFT leidt doorgaans tot adequate maatregelen bij de beroepsbeoefenaar.
Bij de advocaten is het financiële toezicht minder systematisch, analytisch en transparant en de controle is ook weinig frequent. De respondenten doen melding van nauwelijks of geen controle of corrigerende opmerkingen. De Orde en dekens kunnen de uitkomsten van de controles niet of summier laten zien. Zo is het opmerkelijk dat slechts een zeer beperkt aantal advocaten tuchtrechtelijke sancties heeft gekregen voor het niet-gebruiken van de tweede handtekening.

De effectiviteit van het financiële toezicht is mede afhankelijk van de sancties die zijn opgelegd nadat misstappen zijn gesignaleerd en gemeld aan de Kamers van Toezicht, de Kamer voor Gerechtsdeurwaarders of de dekens. Dit sanctioneren vindt met grote vertraging en te weinig consistent plaats, aldus de responderende notarissen en gerechtsdeurwaarders. Van de advocatuur is in het geheel niet bekend of er gecontroleerd is, in welke gevallen er sancties zijn geweest en wat de resultaten van deze sancties waren.

Voorbehoud
De evaluatie over de praktijk van de derdenrekeningen is sterk empirisch van karakter. De onderzoekers hebben de praktijk omtrent de derdenrekeningen, de bruikbaarheid van de regels en de naleving van de regels in kaart gebracht. Na de onderzoekers zijn de beroepsorganisaties, de beleidsmakers en de politiek aan het woord om waar nodig regels en procedures aan te passen.

Rapport
Koos van Dijken, Zosja Berdowski, Peter Henk Eshuis (2006): De praktijk van derdenrekeningen. Een onderzoek onder notarissen, gerechtsdeurwaarders en advocaten. IOO, Leiden

*Zosja Berdowski is senior-onderzoeker bij IOO en Koos van Dijken is directeur van IOO
(Instituut Onderzoek Overheidsuitgaven)

Links referenced
De praktijk van derdenrekeningen.
http://www.basis-online.nl/index.cfm/3,103,289/rapport-praktijk-derdenrekening-.pdf

Location http://www.basis-online.nl/index.cfm/1,103,289,0,html