Redactieadres:

Panteia B.V.

Postbus 7001

2701 AA Zoetermeer

T: 079 - 322 22 00

F: 079 - 343 01 01

E: redactie@panteia.nl

• Sign In

Digitale standaard voor bedrijfsrapportages

Lastenverlichting voor iedereen?

Door drs. M. de Bruin*

De marktvraag en de regulatoire vereisten op het vlak van bedrijfsrapportering zijn de laatste jaren sterk toegenomen. En daarmee stijgt voor bedrijven ook de noodzaak tot het steeds efficiënter maken van informatiestromen naar uitvragende partijen, zoals de Belastingdienst, het CBS en de Kamer van Koophandel. Extensible Business Reporting Language (XBRL), een op Internettechnologie gebaseerde computertaal, moet hierbij gaan helpen. De mate van succes van XBRL hangt echter af van een aantal belangrijke randvoorwaarden.

In Nederland hebben sinds 2006 ruim 80 organisaties van overheid en bedrijfsleven het zogenaamde XBRL-convenant gesloten. Het convenant bekrachtigt de doelstelling van de overheid besparingen te realiseren op het gebied van de financiële jaarverslaggeving, belastingaangiften en de economische statistieken. De gedachte is dat een uniforme wijze van elektronische gegevensuitwisseling reeds dit jaar zal leiden tot een reductie van 350 miljoen Euro van de administratieve lasten. Maar wat doet XBRL nu eigenlijk?

Een lesje XBRL
XBRL of Extensible Business Reporting Language is een open standaard om financiële gegevens uit te wisselen via het internet. Deze standaard is gebaseerd op XML, een Internettechnologie, en vindt z'n oorsprong in de Amerikaanse financiële dienstverlening als computertaal die machines met elkaar moet laten spreken over geld en zaken. In de kern is deze computertaal te vergelijken met een soort barcode: een manier om getallen te voorzien van een label. Een label dat iets zegt over de betekenis van die getallen. Het voegt contextuele gegevens toe, zodat deze getallen waarde krijgen en er iets mee gedaan kan worden door anderen. XBRL brengt dus content en context samen.

Een eerste cruciale voorwaarde voor het goed kunnen uitwisselen van data via XBRL is het maken van eenduidige afspraken tussen gebruikers over de context van deze data. Deze afspraken worden vastgelegd in een zogenaamde taxonomie. Een taxonomie is een elektronisch document in XBRL-formaat (een XML-schema). Het bevat een verklarende lijst van termen die gebruikt worden, inclusief hun onderlinge samenhang. In feite is het een soort woordenboek. Aangezien elke sector en branche eigen specifieke kenmerken heeft, is het onmogelijk om één wereldwijde standaardtaal voor business reporting te maken. XBRL is dan ook slechts een raamwerk, een universeel schema, waarop elke sector of branche haar eigen taxonomie kan baseren.

Druk op de knop
In Nederland heeft het Kabinet in 2004 besloten een Nederlandse taxonomie te ontwikkelen. Dit gebeurt door het Nederlandse Taxonomie Project (NTP). Het NTP is geïnitieerd door de ministeries van Financiën en Justitie. Als de Nederlandse taxonomie wordt ingebouwd in financiële softwarepakketten, zullen ondernemers hun jaarrekeningen, belastingaangiften en statistiekopgaven gemakkelijker en goedkoper kunnen samenstellen en aanleveren bij de Kamer van Koophandel, de Belastingdienst en het Centraal Bureau voor de Statistiek.

Volgens de doelstelling van het Kabinet zouden ondernemers per 1 januari 2007 een deel van hun verplichte financiële rapportages over 2005 en 2006 moeten kunnen doen met behulp van XBRL. Althans, als zij beschikken over geschikte boekhoudsoftware die overweg kan met XBRL, een voorwaarde die in december 2006 overigens ook door middel van een mailing van het CBS aan ruim 450.000 ondernemers kenbaar is gemaakt, in het kader van de IB-aangifte.
Volgens softwareonderzoeksbureau GBNED, dat een verkennend onderzoek uitvoerde onder een klein aantal leveranciers van boekhoudsoftware, kon bij de klanten van de betreffende leveranciers in de afgelopen maand januari nog vanuit geen enkel boekhoudpakket een elektronische IB-winstaangifte in XBRL ingediend worden. Ook werd geconcludeerd dat het aanleveren van gegevens aan de KvK en het CBS in XBRL nog maar slechts zeer beperkt mogelijk was. Tot slot vond men ook dat de communicatie vanuit de overheid over de overgang van BAPI (de huidige voorziening van de Belastingdienst om electronische aangiftes IB, IO en LB aan te leveren) naar XBRL nog niet probleemloos verloopt.

De 'eenvoudige druk op de knop' lijkt er, in ieder geval bij een deel van de Nederlandse ondernemers, op dit moment (nog) niet te zijn. Met name voor kleine bedrijven met relatief eenvoudige administraties (eenmanszaken, VOF's en kleine BV's) waarbij fiscale en deponeringsgrondslagen nauwelijks afwijken, is niet direct evident wat nu de meerwaarde van XBRL is. Zij maken het liefst helemaal geen gebruik van rapportagesoftware, maar halen hun cijfers voor de jaarrekening en winstaangifte bij voorkeur direct uit de boekhouding. Vanuit de boekhouding kan dan een jaarrekening worden opgesteld voor de KvK en kunnen cijfers aangeleverd worden aan fiscale aangiftesoftware. Het verzenden van dit laatste kan dan weer elektronisch plaatsvinden. Ook daar is niet persé een XBRL traject voor nodig.

Detailhandel
Een voorbeeld van een voor Nederland belangrijke economische sector met veel kleine bedrijven is de detailhandel. Volgens Jan Willem Janssen, beleidsadviseur Technologie bij het Hoofdbedrijfschap Detailhandel (HBD), moet worden bedacht dat er veel verschillende partijen betrokken zijn bij het ontwikkelen en implementeren van XBRL in Nederland. Deze partijen kunnen strijdige belangen hebben. Aan de ene kant staat de overheid, de informatievrager. Aan de andere kant staat de ondernemer, die verplicht wordt informatie te leveren aan de overheid. En daartussen vinden we allerlei intermediars zoals softwareleveranciers, accountants en belastingadviseurs. Volgens Janssen draait het voor de ondernemer steeds primair om de vraag: 'waar kan ik geld mee verdienen'. 'Als XBRL hem daarbij kan helpen is dat mooi, maar geen vereiste. Een ondernemer vraagt om een oplossing, en dat hoeft niet XBRL te zijn'.
XBRL is zeker een goede standaard, vindt Janssen. Maar een standaard nastreven en bereiken is slechts stap één, het implementeren is misschien nog lastiger maar bovenal tijdrovend.

Het HBD heeft recentelijk een XBRL-pilot afgerond met één informatiestroom met omzetcijfers van winkeliers. Daartoe moest eerst een softwaremodule bij de winkelier worden ingebouwd die XBRL-bestanden kan lezen, ophalen, beveiligen en doorsturen naar de zogenaamde OTP, de Overheidstransactiepoort, zeg maar de digitale brievenbus van de overheid. Dat laatste koste behoorlijk veel moeite. Ook in het voortraject moesten de nodige inspanningen worden geleverd om het proces operationeel te krijgen. In het bijzonder was dit lastig omdat de huidige kassasystemen waar de data uit gehaald worden, per winkelier sterk verschillen (er zijn meer dan 150 verschillende leveranciers).

Een voorwaarde voor een geslaagde implementatie van het XBRL-project in Nederland is volgens Janssen verder, dat de overheid niet eenzijdig veranderingen moet doorvoeren in de vereisten die gesteld worden aan de levering van bedrijfsinformatie. 'Dat is tijdens onze pilot wel voorgekomen en dat maakt de overheid onbetrouwbaar. De belangrijkste voorwaarde om XBRL ook de open uitwisselingsstandaard voor de detailhandel te laten worden, is het verkrijgen van een mandaat waarmee wij in de sector aan de slag kunnen. En dat mandaat krijgen we niet'.

De toekomst
In de tijd die nodig is om voor XBRL alles 'op gang te krijgen', ziet Janssen bovendien branche- en ondernemersorganisaties al hun eigen gang gaan bij het ontwikkelen van standaarden. En dat is uiteraard zonde van alle inspanningen die nu binnen het Nederlandse XBRL-project al zijn en nog zullen worden gedaan.

Voortvarendheid het XBRL-project in Nederland verder uit te breiden en te verstevigen, lijkt dus geboden. Niet alleen technische problemen spelen hierbij een rol, maar is het vooral belangrijk dat alle belanghebbenden duidelijke afspraken maken en weten wat zij van elkaar mogen verwachten. Gezien de verschillen in omvang van bedrijven en bedrijfsprocessen, samenhangend met de heterogeniteit van bedrijfsactiviteiten tussen en binnen de verschillende sectoren en branches, is de invoer en gebruik van XBRL geen sinecure. Alle betrokken partijen zouden ook kritisch moeten (blijven) kijken in hoeverre c.q. in welke vorm XBRL daadwerkelijk voor alle bedrijven zinvol is.

*Marnix de Bruin is projectleider bij Stratus marktonderzoek