Redactieadres:

Panteia B.V.

Postbus 7001

2701 AA Zoetermeer

T: 079 - 322 22 00

F: 079 - 343 01 01

E: redactie@panteia.nl

• Sign In

Taken van professionals

Over administreren en slimmer organiseren

 

Taken van professionals onder de loep

 

Een verpleegkundige verpleegt en een docent staat voor de klas. Logisch, zou je denken. Toch bestaat het beeld dat professionals maar moeilijk toekomen aan hun ‘echte’ werk en een groot deel van hun werktijd kwijt zijn aan administratieve rompslomp. Een schrikbeeld.

Door Dennis Bleeker en Peter van der Hauw

De overheid vraagt van burgers, bedrijven en haar eigen instellingen om informatie te verzamelen, te bewerken, te registreren, te bewaren en ter beschikking te stellen. Deze informatievoorziening is voor de overheid noodzakelijk om haar bestuurstaken uit te kunnen voeren en het algemeen belang te dienen. Echter, zij die de overheid van informatie moeten voorzien, kunnen gebukt gaan onder een te zware administratieve last, voortkomend uit een excessieve vraag naar gegevens door overenthousiaste overheden. De Rijksoverheid onderkent dit probleem en heeft het terugdringen van administratieve lastendruk al jaren op de agenda staan. Dit leidde bijvoorbeeld tot de instelling van de Regiegroep Regeldruk, die zich inzet voor het terugdringen van de administratieve lastendruk van bedrijven. Met het aantreden van het kabinet Balkenende IV werd de staatssecretaris van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) verantwoordelijk voor het terugdringen van een ander type administratieve lasten, namelijk de administratieve lasten van professionals. Dit zou moeten leiden tot meer ruimte bij de professional, tot meer arbeidsvreugde en betere dienstverlening aan de burger of cliënt.

Oorsprong

De oorsprong van administratieve lastendruk varieert. Naast de overheid kunnen ook instellingen zélf de administratieve lastendruk van professionals verhogen. De overheid legt professionals registratieverplichtingen op via wet- en regelgeving. Verpleegkundigen in ziekenhuizen zijn bijvoorbeeld wettelijk verplicht om een zorg- en behandelplan bij te houden voor patiënten. Maar instellingen zelf vragen professionals vaak ook

verscheidene zaken te registreren, doorgaans met controle en kwaliteitsverbetering als doel. Hoewel bijvoorbeeld verpleegkundigen niet wettelijk verplicht zijn om overleg met collega’s vast te leggen, kan dit toch door de werkgever van hen gevraagd worden. Professionals kunnen dus zowel te maken hebben met lastendruk afkomstig van wet- en regelgeving van de overheid (externe lastendruk) als met lastendruk afkomstig van de instelling waar de professional in dienst is (interne lastendruk).

Te weten of de oorsprong van administratieve lastendruk extern of intern is, verschaft inzicht in hoeverre de overheid de administratieve lastendruk kan bestrijden. Immers, de overheid kan een behoorlijke invloed uitoefenen op externe administratieve lastendruk door bijvoorbeeld te schrappen in regelgeving, maar kan aanzienlijk minder doen aan interne administratieve lastendruk.

Belevenis en ergernis

De vraag hoe groot de administratieve lastenproblematiek onder professionals is, kan via twee invalshoeken worden beantwoord. In de eerste plaats is er de invalshoek van de tijd die het de professional kost om die taken uit te voeren. Daarnaast kan echter ook worden gekeken naar de ergernis die de uitvoering van die taken oplevert.

Kijken we in termen van tijdbesteding, dan kan op basis van onderzoek worden geconcludeerd dat professionals – zoals het hoort – over het algemeen veel meer tijd besteden aan hun inhoudelijke taken dan aan administratieve taken. Inhoudelijke taken, zoals voor de klas staan of zorg verlenen, nemen zestig tot zeventig procent van de werktijd in beslag. Hoewel het beeld daarover anders is, besteden professionals aanzienlijk minder tijd aan administratieve taken dan aan inhoudelijke taken. Bovendien ligt de oorsprong van die administratieve taken niet altijd bij de overheid, maar dragen organisaties daar ook zelf aan bij. Dit wil zeker niet zeggen dat administratieve taken nauwelijks een rol spelen in de belevenis van professionals. Desgevraagd zeggen zij zich flink te ergeren aan een deel van deze taken. In hun top vijf van irritante taken noemen zij doorgaans twee à drie administratieve taken. Driekwart hiervan valt onder de externe administratieve taken. Professionals steken dus de meeste tijd in inhoudelijke taken, maar hun ergernis richt zich vooral op de administratieve taken die zij moeten verrichten.

Voor de overheid ligt er de schone taak die ergernissen weg te nemen. Dit lijkt een kwestie van het schrappen of vereenvoudigen van de irritante taken. De mogelijkheden van de overheid zijn echter beperkt. De registraties waaraan professionals zich ergeren hebben weliswaar regelmatig een wettelijke oorsprong, maar ze zijn bovenal vaak nauw verbonden met inhoudelijke taken. Docenten noemen bijvoorbeeld het bijhouden van cijferlijsten en het registreren van absenties irritant. Verpleegkundigen kaarten de voedingsregistratie van patiënten aan en inkomensconsulenten ergeren zich aan de registratie van cliëntgegevens bij de intake en behandeling van een uitkeringsaanvraag. Weliswaar zijn dit externe administratieve taken, maar ze zijn zeker niet overbodig.

Top vijf

De overheid is uiteraard niet de eerst aangewezene om irritante interne administratieve lastendruk te verlagen. Wanneer inkomensconsulenten zich bijvoorbeeld ergeren aan het bijhouden van urenregistraties, is dit een begrijpelijke ergernis, maar wel een voortkomend uit een verplichting die de organisatie zichzelf oplegt. Opvallend is verder dat professionals in hun top vijf van irritante taken net zoveel inhoudelijke taken als externe administratieve taken noemen. Verzorgenden ergeren zich bijvoorbeeld aan het rondbrengen van linnengoed en docenten uit het beroepsonderwijs vinden zowel nakijkwerk als het surveilleren bij tentamens een nogal vervelende taak. Verder hebben verscheidene beroepsgroepen een broertje dood aan het zogenaamde teamoverleg. Opgemerkt moet worden dat juist de ergerniswekkende taken doorgaans relatief weinig tijd kosten. Met de uitvoering van de vijf meest ergerniswekkende taken is gemiddeld tien procent van de totale werktijd gemoeid.

Resumerend kan gesteld worden dat professionals wel degelijk aan hun ‘echte’ werk toekomen. Zij doen dit namelijk zestig tot zeventig procent van de werktijd. Uiteraard is het een kwestie van smaak of dit percentage voldoende wordt gevonden, maar inhoudelijke taken krijgen in ieder geval meer aandacht dan administratieve taken. Professionals hebben wel degelijk taakgebonden ergernissen, maar die zijn net zo vaak inhoudelijk als extern administratief van aard. De overheid heeft beperkte mogelijkheden om iets aan de taakgebonden ergernissen te doen, want een groot deel van de taken is inhoudelijk van aard of opgelegd door de organisatie zelf. Bovendien zijn de externe administratieve taken vaak onmisbaar voor de betreffende beroepen.

Professionals ervaren dus wel degelijk problemen en knelpunten die aandacht behoeven, maar deze liggen niet alleen op het terrein van externe administratieve taken. Bij de aanbevelingen om het werk van professionals efficiënter en aangenamer te maken, ligt het accent dan ook niet specifiek op het terugdringen van externe administratieve taken. Wat bij professionals vooral doorklinkt is dat zij vragen om een overheid die terughoudend is met het doorvoeren van beleidsveranderingen en om organisaties die het werk slimmer organiseren.

Paal en perk aan beleidsveranderingen

Met name in het onderwijs wordt gewezen naar regelmatige veranderingen in wet- en regelgeving en de negatieve gevolgen daarvan voor het werk. In het algemeen leiden veranderingen in overheidsbeleid tot veel werk, besteed aan de invoering van nieuwe werkwijzen en systemen. Veranderingen in beleid leiden tot complexere taken en toenemende werkdruk. Taken worden zwaarder maar de beschikbare tijd blijft dezelfde. Voorbeelden uit het onderwijs kunnen de gevolgen van veranderend overheidsbeleid goed illustreren. De invoering van competentiegestuurd onderwijs in het mbo heeft een behoorlijke impact. Ieder jaar moeten nieuwe projecten en invoeringstrajecten worden gestart, wat veel tijd en energie kost. Nieuw les- en examenmateriaal moet ontwikkeld worden. Verder maakt de toenemende differentiatie in het onderwijs -leerlingen met een ‘rugzakje’- de onderwijstaak voor docenten zwaarder en de administratieve lasten groter. Een aanbeveling voor de overheid is paal en perk te stellen aan het aantal beleidsveranderingen, zeker als die leiden tot taakverzwaring voor professionals.

Aanbevelingen richten zich ook op de organisaties waarvoor professionals werken. Ten eerste zouden organisaties voor meer ondersteuning kunnen zorgen. Nagenoeg alle professionals geven aan dat ze verscheidene taken uitoefenen die eenvoudig kunnen worden uitbesteed aan andere medewerkers, zoals ondersteunend personeel. Zo verrichten directeuren van basisscholen huishoudelijke taken die uitbesteed kunnen worden aan conciërges of administratieve krachten. Ten tweede kan er efficiënter vergaderd worden; overleg met collega’s blijkt vaak tot ergernissen te leiden. De overleggen zijn vaak onvoldoende voorbereid en ze duren te lang. Professionals zeggen ook dat de inhoud van de vergadering vaak nauwelijks betrekking heeft op hun werk. De oplossing wordt hier door de professionals zelf gegeven: vergaderleiders moeten cursussen en trainingen volgen op het terrein van vergadertechniek. Ten derde kan er meer en beter gebruik worden gemaakt van ICT-mogelijkheden. In enkele sectoren werkt men met zowel papieren als digitale registraties en soms lopen die door elkaar heen. Het gevolg daarvan is dat bepaalde zaken twee keer of vaker vastgelegd moeten worden. Het digitaliseren en koppelen van bestanden kan een oplossing bieden.

‘Leer van je buurman’ is de laatste aanbeveling voor organisaties. Opvallend is dat bepaalde knelpunten en problemen in enkele organisaties geen rol spelen omdat die organisaties werkzaamheden slim regelen. Er zijn bijvoorbeeld gemeenten waar inkomensconsulenten geen telefonisch spreekuur meer houden. Het spreekuur is succesvol overgenomen door een telefonische helpdesk. Knelpunten zouden voor organisaties een stimulans moeten zijn om voorbeelden van slimme oplossingen te zoeken, want vaak bestaan die al. In de eigen sector zelfs.

Tot slot

Meer ruimte en arbeidsvreugde bij de professional, leidend tot een betere dienstverlening; het lijkt te kunnen. Afschaffing of aanpassing van regelgeving zijn niet de eerste vereisten daarvoor. Waar professionals vooral om vragen is meer stabiliteit in beleid en organisaties die slimmer organiseren en leren van andere vergelijkbare instellingen.

Drs. D. Bleeker is onderzoeker bij EIM. Drs. P.A. van der Hauw is lid van het managementteam van EIM.

Bron:
EIM, onderzoek in opdracht van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties naar de tijdbesteding en taakbeleving van 8 verschillende groepen professionals, 2009.